Een lans voor de griffiers gebroken

door IvorenToga op 17/12/2013

in Rechtspraak, strafrecht

Post image for Een lans voor de griffiers gebroken

“Nee, wij mogen dossiers niet meer in ordners aanleveren.” Dit was het antwoord van een parketsecretaris (medewerker van de officier van justitie), toen ik haar daarom vroeg na ontvangst van ongeveer 650 – eenzijdig bedrukte (1) – vellen papier die samen het politiedossier vormden in een strafzaak die ik op korte termijn moest behandelen. Nu werd dit pakket in twee min of meer gelijke delen samengehouden door een hardplastic groene band aangeboden. Dat is echter voor een goede voorbereiding en zitting nauwelijks bruikbaar. Ik moest dus zelf naar de ruimte met gebruikte ordners om het dossier hanteerbaar te maken. Want een eigen “secretaris” heb ik niet en de griffier/secretaris die de rechters op de terechtzitting ondersteunt, heeft dit – terecht – niet tot taak.

Het is een van de voorbeelden waaruit je kunt afleiden dat de organisatie van het strafrechtbedrijf penny-wise & pound-foolish lijkt te zijn (geworden). Penny-wise: bezuinigen op (relatief goedkope) ondersteuning. Pound-foolish: (relatief dure) rechters administratiefachtig werk laten doen. Probleem daarbij is dat rechters zich dit werk laten aanleunen en het “dus maar doen”. Maar vergeten wordt dat tijd zou worden gewonnen en veel meer zaken zouden kunnen worden afgehandeld, als zij van dit soort klusjes zouden worden gevrijwaard. Rechters zouden zich dan kunnen bezighouden met datgene waarvoor zij zijn aangesteld: het bestuderen van het dossier met het oog op de voorbereiding en behandeling van (straf)zaken.

Sommigen willen deze problemen nog vergroten. Zo stelde een advocaat onlangs op de opiniepagina van NRC Handelsblad voor de griffiers op de openbare terechtzittingen af te schaffen en door geluidsopnameapparatuur te vervangen. Nu kan ik mij best voorstellen dat advocaten zich door de staatssecretariële bezuinigingswoede ernstig bedreigd voelen en naarstig naar alternatieven zoeken. Maar het voorstel van deze advocaat miskent de onvervangbare rol die griffiers in het kader van zittingen vervullen. Ja, zij worden geacht het proces-verbaal (= het verslag van de zitting) op papier te zetten. Wij kennen echter nog steeds de praktijk dat dit geen woordelijke, maar een zogenaamde zakelijke weergave van het besprokene is. Geluidsopnameapparatuur kan niet zakelijk weergeven.
Bovendien – en dat is veel belangrijker – maken griffiers het concept-vonnis. Het is niet goed denkbaar dat zij dit op een behoorlijke wijze zouden kunnen doen, als zij niet op zijn minst ter zitting en bij het overleg over de beslissingen (het “raadkameren”) aanwezig zouden zijn. Praktijk is verder doorgaans dat griffiers in raadkamer actief meedenken en -praten over de inhoud van het vonnis en daarbij een nuttige rol vervullen. Kortom, de werklast van de rechters zou er door de voorgestelde beperking van de rol van de griffier alleen maar groter op worden.

Inmiddels zal de lezer duidelijk zijn dat wij in het rechterlijk bedrijf in het kader van de ondersteuning onderscheid maken tussen griffiers en administratieve medewerkers. Deze laatsten zorgen voor de logistiek, bijvoorbeeld het ordenen, aanvullen en kopiëren van dossiers. En medewerkers op dat niveau zouden, al dan niet na training, ook de minder gecompliceerde secretariële klussen kunnen doen, zoals het opnemen van een dictaat of – zoals in de Verenigde Staten – het met behulp van de stenotechniek letterlijk vastleggen van verklaringen.
Griffiers, daarentegen, hebben veelal een juridische opleiding achter de rug (of zijn daarmee bezig) en zijn dus in staat een wezenlijke inhoudelijke bijdrage te leveren. Pas afgestudeerden gebruiken het griffierschap vaak als opstapje (“snuffelstage”) voor een carrière in de advocatuur of zelfs in de rechterlijke macht. Vaak leveren dit soort stagiairs prima werk, vooral ook inhoudelijk. Om een behoorlijk proces-verbaal van een zitting te maken moet je verstand van zaken hebben. Dit geldt trouwens vaak ook voor de aan het begin van deze column genoemde parketsecretaris. Evenals griffiers zijn dat geregeld medewerkers met een juridische achtergrond.
Zij zijn dan ook niet degenen die de dossiers zouden moeten kopiëren of voor de ordening daarvan verantwoordelijk zouden moeten zijn. De bezuinigingen die bij het OM plaatsvinden, treffen echter kennelijk vooral de administratieve ondersteuning, die daarvoor – net als bij de rechters – wel zou moet zorgen. Gevolg is dat het werk dat het OM moet leveren, aan kwaliteit inboet en dat is iets waarvan de rechters ook last krijgen (en misschien inmiddels al hebben).

Wordt dit nu anders, als de dossiers niet meer op papier, maar digitaal worden aangeleverd, zoals de bedoeling is? Dat moet men hopen. Al jaren wordt getracht een goed werkend systeem te ontwikkelen. Diverse typen software hebben echter gefaald en onzeker is of het nu toegepaste DIVOS-systeem zal voldoen. Het wordt sinds enige tijd bij zittingen van politierechters in de praktijk gebracht en dus nog alleen aan relatief kleine dossiers blootgesteld. De echte testcase komt bij de toepassing op grote dossiers, waar de toegevoegde waarde ook veel groter moet zijn. Maar zover zijn we nog lang niet.

Ook als DIVOS goed functioneert, kunnen rechters echter nog steeds niet zonder griffiers. Hen afschaffen is erger dan een kind met badwater weggooien.

Willem F. Korthals Altes
Senior rechter rechtbank Amsterdam

(1) Dubbelzijdig printen en kopiëren is in de rechterlijke macht eerder uitzondering dan regel.

Deze post is onderdeel van een reeks bijdragen over de rechtspraak en de organisatie daarvan die tegelijk hier en op de blog IvorenToga.nl verschijnen. Reacties worden gesynchroniseerd.

{ 0 reacties… add one now }

Reactie achterlaten

Vorige post:

Volgende post: